Studi Kasus Penolakan Email Domain

       

1. Latar Belakang Masalah

Dalam proses penggunaan email dengan domain sendiri (@zorin.my.id), ditemukan masalah serius pada pengiriman email keluar. Email yang dikirim tidak sampai ke penerima Gmail, bahkan tidak masuk ke folder spam, melainkan langsung ditolak oleh sistem mail server.

Masalah ini penting untuk didokumentasikan karena:

  • Tidak menampilkan error yang umum dipahami pengguna awam
  • Terjadi meskipun email dikirim secara manual
  • Disebabkan oleh konfigurasi teknis yang tampak “sepele”, namun berdampak besar

2. Kondisi Awal Sistem

Konfigurasi awal sebelum masalah terjadi:

  • Domain: zorin.my.id
  • Alamat pengirim: budi@zorin.my.id
  • Alamat penerima: akun Gmail
  • Metode pengiriman: SMTP relay pihak ketiga (MailBaby)
  • Jenis email: email teks biasa, non-massal, non-promosi

Secara kasat mata, tidak ada indikasi bahwa email tersebut melanggar aturan spam.

3. Error yang Muncul

Setelah email dikirim, sistem mengembalikan pesan bounce sebagai berikut:

550 This message was classified as rSPAM and may not be delivered

Karakteristik error:

  • 550 → error permanen
  • rSPAM → rejected spam
  • Email ditolak, bukan ditunda
  • Email tidak diteruskan ke Gmail sama sekali

Ini menandakan bahwa penolakan terjadi di level SMTP relay / proteksi outbound, bukan oleh Gmail secara langsung.

4. Analisis Awal: Menentukan Arah Investigasi

Dari karakteristik error, dapat disimpulkan:

  1. Bukan masalah koneksi SMTP
  2. Bukan masalah akun email
  3. Bukan karena isi email vulgar atau promosi
  4. Sangat mungkin berkaitan dengan:
            Validasi domain email
            Reputasi domain
            Autentikasi email (SPF, DKIM, DMARC)

Maka fokus analisis diarahkan ke DNS email domain.

5. Pemeriksaan Komponen Autentikasi Email

5.1 DKIM (DomainKeys Identified Mail)

Hasil pemeriksaan:

  • DKIM aktif
  • Selector valid
  • Public key sesuai
  • Tidak ada error tanda tangan

Kesimpulan:
DKIM berfungsi dengan baik dan bukan penyebab masalah.

5.2 SPF (Sender Policy Framework)

Hasil pemeriksaan:

  • SPF record tersedia
  • Server lokal diizinkan
  • SMTP relay (MailBaby) sudah di-include
  • Menggunakan softfail (~all)

Kesimpulan:
SPF valid dan tidak menyebabkan penolakan, meskipun masih bisa dirapikan secara sintaks.

5.3 DMARC (Titik Kritis)

Ditemukan kondisi berikut:

  • Dua record DMARC aktif secara bersamaan

  • Keduanya berada pada _dmarc.zorin.my.id

Contoh kondisi:

v=DMARC1; p=none; ...
v=DMARC1; p=none;

Padahal menurut standar DMARC (RFC):

Hanya boleh ada satu record DMARC untuk satu domain

6. Dampak Teknis dari DMARC Duplikat

Akibat adanya dua record DMARC:

  • Server penerima tidak dapat menentukan kebijakan DMARC yang sah
  • DMARC dianggap invalid
  • Domain kehilangan kredibilitas autentikasi
  • SMTP relay meningkatkan skor spam
  • Email ditolak langsung (rSPAM)

Catatan penting:

Kebijakan p=none tidak berfungsi jika DMARC itu sendiri tidak valid.

7. Tindakan Perbaikan (Remediation)

Langkah-langkah yang dilakukan:

  1. Menghapus salah satu record DMARC
  2. Menyisakan satu record DMARC yang lengkap dan valid
  3. Menggunakan kebijakan aman untuk domain baru (p=none)
  4. Menambahkan alamat laporan (rua & ruf)

DMARC final:

v=DMARC1; p=none;
rua=mailto:postmaster@zorin.my.id;
ruf=mailto:postmaster@zorin.my.id;
fo=1; adkim=r; aspf=r; pct=100

8. Verifikasi Teknis

Dilakukan pengecekan langsung dari terminal cPanel:

dig TXT _dmarc.zorin.my.id +short

Hasil:

  • Hanya satu record DMARC terdeteksi
  • Record sesuai dengan konfigurasi yang diharapkan
  • DNS sudah terpropagasi dengan benar

9. Pengujian Ulang Pengiriman Email

Setelah menunggu ±10 menit:

  • Email dikirim ulang
  • Subject dan isi email dibuat baru
  • Tidak menggunakan attachment
  • Dikirim ke akun Gmail berbeda

Hasil:

  • Email berhasil terkirim
  • Masuk ke inbox Gmail
  • Tidak masuk folder spam

10. Kesimpulan Akhir

Masalah penolakan email pada domain zorin.my.id bukan disebabkan oleh konten email atau server rusak, melainkan oleh kesalahan konfigurasi DMARC berupa record ganda.

Walaupun DKIM dan SPF sudah benar, DMARC yang invalid cukup untuk membuat sistem proteksi SMTP menolak email secara permanen.

11. Pelajaran dan Rekomendasi untuk Ke Depan

  1. DMARC hanya boleh satu record
  2. DMARC invalid lebih berbahaya daripada DMARC tidak ada
  3. DKIM + SPF tanpa DMARC belum cukup
  4. Domain baru sangat sensitif terhadap kesalahan DNS
  5. SMTP relay lebih ketat daripada mail server lokal
  6. Selalu verifikasi DNS dengan dig, bukan hanya panel UI
  7. Lakukan pengujian email setiap perubahan DNS email

Checklist Email Domain di cPanel (Khusus Shared Hosting)

A. DNS & Autentikasi Email

NoItemWajibKeterangan
1MX Record valid✅Mengarah ke mail server hosting
2SPF hanya satu record✅Jangan ada SPF ganda
3SPF mencakup server & SMTP relay✅Include sesuai provider
4Jumlah lookup SPF ≤ 10✅Hindari nested include
5DKIM aktif (Email Deliverability)✅Status harus PASS
6Selector DKIM sesuai domain✅Umumnya default
7DMARC hanya satu record✅Tidak boleh duplikat
8DMARC awal p=none✅Aman untuk domain baru
9DMARC rua / ruf aktif⚠️Untuk monitoring
10Verifikasi DNS via dig⚠️Jangan hanya percaya UI

B. Konfigurasi Server (Shared Hosting Friendly)

NoItemWajibKeterangan
1Hostname server valid (FQDN)✅Biasanya dikelola provider
2Reverse DNS (PTR) sesuai✅Cek via provider
3HELO/EHLO tidak generik⚠️Shared hosting biasanya sudah OK
4TLS/SSL aktif✅Default Exim
5SMTP AUTH aktif✅Default cPanel
6Sinkronisasi waktu server⚠️Jarang bermasalah

C. Pembuatan Akun Email di cPanel

NoItemWajibKeterangan
1Username profesional✅admin@, support@
2Hindari nama acak✅Mengurangi spam score
3Password kuat✅Hindari account hijack
4Quota mailbox cukup⚠️Hindari email bounce
5SpamAssassin aktif⚠️Default aman

D. Praktik Pengiriman Email (Paling Sering Diabaikan)

NoItemWajibKeterangan
1Jangan kirim massal di awal✅Shared IP sensitif
2Lakukan warm-up email✅Kirim bertahap
3Kirim email manual dulu✅Bangun reputasi
4Usahakan ada reply⚠️Meningkatkan trust
5Hindari attachment awal⚠️Risiko spam tinggi
6Jangan forward email lama⚠️Header spam

E. Konten & Format Email

NoItemWajibKeterangan
1Bahasa natural & personal✅Hindari template kaku
2Subject tidak promosi✅Hindari kata sensitif
3From Name konsisten⚠️Jangan berubah-ubah
4Signature jelas⚠️Meningkatkan legitimasi
5Domain From = domain pengirim✅Wajib
6Hindari URL shortener⚠️Spam trigger

F. Pengujian & Monitoring

NoItemWajibKeterangan
1Test kirim ke Gmail✅Paling ketat
2Test ke Outlook / Yahoo⚠️Bandingkan hasil
3Simpan bounce message✅Bahan analisa
4Monitor DMARC report⚠️Deteksi dini
5Audit DNS setelah perubahan⚠️Hindari konflik

G. Keamanan Akun (Shared Hosting Risk)

NoItemWajibKeterangan
1Password email unik✅Jangan sama dengan cPanel
2Nonaktifkan akun tidak terpakai⚠️Kurangi risiko spam
3Jangan pakai akun domain untuk testing massal✅Risiko blacklist
4Monitor login mencurigakan⚠️Shared IP rentan

Catatan Penting untuk Shared Hosting

  • Reputasi IP dipakai bersama
  • Satu akun spam → semua ikut terdampak
  • Kesalahan kecil (DMARC ganda, SPF salah) bisa berakibat email ditolak total
  • Validasi DNS lebih penting daripada isi email

DOKUMENTASI LAMA

    ⬆